In deze privacyverklaring leggen wij o.a. uit voor welk(e) doel(en) wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Je kunt hieronder lezen waarom wij persoonsgegevens verwerken van (potentiele) leden, bestuurders, vrijwilligers, cursisten, deelnemers aan een opleiding, leveranciers, opdrachtnemers, bezoekers van onze website en overige relaties. Ook zullen wij aangeven hoe lang wij jouw persoonsgegevens bewaren. Afhankelijk van jouw hoedanigheid kun je hieronder lezen wat op jou van toepassing is.
Voor potentiële leden van de vereniging
Wanneer je ons jouw persoonsgegevens heeft verstrekt in verband met een mogelijk lidmaatschap zullen wij jouw persoonsgegevens gebruiken om je te informeren over de vereniging en het lidmaatschap. Deze verwerking is noodzakelijk om je in staat te stellen een eventueel lidmaatschap met ons aan te gaan. Dit lidmaatschap zien wij als een ‘overeenkomst’ tussen jou en de vereniging in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Besluit je uiteindelijk geen lid te worden, dan verwijderen wij jouw persoonsgegevens uiterlijk 2 jaar na het laatste contact met je.
Voor leden van de vereniging
Aangaan en uitvoeren lidmaatschap
De persoonsgegevens die je ons verstrekt verzamelen en gebruiken wij omdat dit noodzakelijk is om je als lid in te schrijven en uitvoering te geven aan het lidmaatschap. Uiteraard informeren wij je over de vereniging, het lidmaatschap, de activiteiten die wij organiseren en de voor jou relevante brancheontwikkelingen. Verder gebruiken wij jouw gegevens voor andere noodzakelijke aspecten van het lidmaatschap, zoals het in rekening brengen van de contributie.
Toezending verenigingsblad en digitale nieuwsbrief
Onderdeel van het lidmaatschap is ons verenigingsblad Staal in beeld en de digitale nieuwsbrief. In deze nieuwsbrief geven wij informatie over de vereniging, het lidmaatschap, de relevante brancheontwikkelingen en maken wij jou attent op eventuele zaken en diensten van derden, die voor jouw bedrijf van belang kunnen zijn. Iedere keer dat wij je zo’n mailing sturen, heb je de mogelijkheid ons te laten weten hier geen prijs meer op te stellen. Zie hiervoor de afmeldlink onderaan iedere mailing. Leden krijgen het blad en de nieuwsbrief kosteloos toegestuurd. Om dit te kunnen doen, moeten wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Deze verwerking is noodzakelijk om uitvoering te geven aan het lidmaatschap.
Indien ons blad door een externe partij gedrukt wordt, geven wij in dat geval jouw persoonsgegevens door aan de drukker/uitgever. Bij deze doorgifte hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde werkzaamheden uit te besteden aan derden.
Vermelding aangesloten bedrijven op website
Als je ons daar jouw toestemming voor heeft gegeven veelal bij het aangaan van het lidmaatschap, dan zullen wij jouw bedrijfsgegevens op onze website opnemen. Op die manier kunnen potentiële klanten via onze website contact met je leggen.
Alle persoonsgegevens die wij verzamelen voor en gebruiken bij het uitvoeren van het lidmaatschap zullen wij bewaren tot 2 jaar na het verenigingsjaar waarin het lidmaatschap bij ons is geëindigd.
Voor bestuursleden en vrijwilligers van de vereniging
Een vereniging heeft bestuursleden. Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens van onze bestuursleden om hen in staat te stellen hun functie uit te oefenen. De relatie tussen een bestuurder en de branchevereniging zien wij als een ‘overeenkomst’ in de zin van de AVG. De verwerkingen die wij uitvoeren zijn noodzakelijk om de overeenkomst uit te voeren. Daarnaast gebruiken wij hun persoonsgegevens om hen als bestuurslid in het handelsregister te kunnen inschrijven en eventuele wijzigingen aan het handelsregister te kunnen doorgeven. Jouw persoonsgegevens geven wij daarom door aan de Kamer van Koophandel. Wij zijn hiertoe wettelijk verplicht.
Ben je vrijwilliger voor de vereniging, dan verzamelen en gebruiken wij jouw persoonsgegevens om met je te communiceren over de verschillende aspecten van jouw vrijwilligersfunctie. Deze verwerking is daarom noodzakelijk voor het aangaan en uitvoeren van deze overeenkomst.
De persoonsgegevens van bestuurders zullen wij bewaren voor de duur van 7 jaar na het boekjaar waarin de functie is geëindigd. Voor vrijwilligers bedraagt deze termijn 7 jaar na het boekjaar waarin de functie is geëindigd.
Voor cursisten of deelnemers aan een opleiding
Als je hebt aangemeld voor een cursus of opleiding, of jouw werkgever heeft dat voor je gedaan, dan verzamelen en gebruiken wij jouw persoonsgegevens om een certificaat of diploma op te kunnen maken voor je. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de cursusovereenkomst. Jouw e-mailadres gebruiken wij om jou deze privacyverklaring toe te kunnen sturen en met je te communiceren over de cursus c.q.. opleiding. Eventueel geven wij jouw persoonsgegevens door aan de organisatie die de cursus of opleiding in onze opdracht verzorgt, zodat deze organisatie weet wie de cursus volgt. Bij deze doorgifte hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde werkzaamheden uit te besteden aan derden.
De persoonsgegevens van cursisten en deelnemers van opleidingen inclusief de – indien van toepassingen zijnde – ingeleverde examenformulieren zullen wij bewaren voor de duur van 7 jaar na het boekjaar waarin de cursus op opleiding is gevolgd. Indien een cursist of deelnemer hierom vraagt kan de informatie eerder maar niet voor 2 jaar na het boekjaar waarin de cursus of opleiding is gevolgd, worden verwijderd.
Voor leveranciers en opdrachtnemers
De persoonsgegevens die leveranciers of opdrachtnemers ons verstrekken verzamelen en gebruiken wij omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met je te sluiten en uit te voeren. Bijvoorbeeld omdat je voor ons als spreker zult optreden bij een verenigingsevenement. Ben je een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer dan zijn jouw persoonsgegevens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om je te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen om jouw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met je te kunnen communiceren over andere aspecten van de opdracht/overeenkomst.
De persoonsgegevens van leveranciers en opdrachtnemers zullen wij bewaren voor de duur van 7 jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst volledig is uitgevoerd. De termijn is dezelfde als de fiscale bewaartermijn.
Voor bezoekers van onze website
Onze website maakt gebruik van cookies. Lees hier meer over. Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens het bezoek aan onze website op jouw computer, tablet of smartphone worden geplaatst. In deze tekstbestanden wordt informatie opgeslagen die bij een later bezoek weer kan worden herkend door de website.
Wij plaatsen in de eerste plaats functionele cookies. Dit doen wij om het gebruik van onze website goed te laten functioneren. Denk je hierbij bijvoorbeeld aan het onthouden van jouw inloggegevens tijdens jouw bezoek.
Met behulp van analytische cookies kunnen wij zien welke pagina’s worden bezocht en waarop wordt geklikt binnen onze website. Hiervoor maken wij gebruik van Google Analytics. De informatie die Google op deze manier verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd.
Voor overige relaties
Persoonsgegevens die overige relaties ons verstrekken verzamelen en gebruiken wij omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. Ben je een relatie van ons, dan gebruiken wij jouw gegevens om contact met je op te kunnen nemen voor doeleinden die in het belang zijn van onze vereniging. Denk je hierbij bijvoorbeeld aan het bespreken van een eventuele samenwerking, het verstrekken en verkrijgen van informatie en het onderhouden van ons netwerk.
De branchevereniging organiseert regelmatig evenementen die ook door bedrijven kunnen worden bezocht die geen lid zijn. Meld je hiervoor aan, dan zien wij dit als een overeenkomst in de zin van de AVG. Het verwerken van jouw persoonsgegevens is dan noodzakelijk om deze overeenkomst met je uit te voeren (informeren over het evenement en communiceren over eventuele andere aspecten van de overeenkomst zoals eventuele kosten).
De persoonsgegevens van overige relaties bewaren wij tot uiterlijk twee jaar na het laatste contact.
Voor alle personen van wie wij persoonsgegevens verwerken
Wij maken gebruik van de diensten van Microsoft (o.a. Windows en Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden). Microsoft Corporations Inc is gevestigd in de VS. Bij gebruik van haar diensten worden daarom persoonsgegevens doorgegeven aan de VS. Microsoft heeft een Privacy Shield certificaat. Daarmee is de bescherming van jouw persoonsgegevens gewaarborgd.
Wij maken gebruik van een externe serverruimte. Daarom worden persoonsgegevens aan deze externe partij doorgegeven. Bij deze doorgifte hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde diensten van derden af te nemen.
Jouw rechten
Jij hebt het recht om ons te vragen om jouw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kun je ons ook verzoeken om aanvulling van jouw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast hebt u het recht om te vragen om jouw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van jouw persoonsgegevens te beperken. Ook kun je bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van jouw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kun je ons verzoeken om verkrijging van jouw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. Om jouw rechten te kunnen uitoefenen kun je wenden tot: Koninklijke Staalfederatie, info@staalfederatie.nl. Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van jouw persoonsgegevens kun je uiteraard contact met ons opnemen.
Deze privacyverklaring is gepubliceerd op: 25 mei 2018 en aangepast in mei 2019 in verband met het predicaat Koninklijk.